واحد دبیرخانه دانشکده داروسازی

امتیاز کاربران

ستاره فعالستاره فعالستاره فعالستاره فعالستاره فعال
 


 

 

                                 
                     مرتضی فکور عصمتی
               مسئول دبیرخانه دانشکده داروسازی
                    تلفن : 31801534
               ایمیل : fakourem1[at]mums.ac.ir

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

شرح وظایف واحد دبیرخانه

1- وصول نامه های ارسالی و ارجاع آنان به مسئولین مربوطه
2- ثبت نامه های وارده و ارجاعی به همکاران توسط دبیر خانه
3- تفکیک نامه های پستی (داخلی و خارجی) و ارجاع به واحد های تابعه
4- پیگیری سوابق نامه ها و ارسال به واحد های در خواست شده حسب مورد
5- انجام دستور مسئولین و پیگیری اوامر آنها جهت تسریع درامور
6- پاسخ به مراجعین جهت ردیابی در خواست های مربوطه
7- صدور ، تفکیک و ارسال نامه های صادره به واحد های ذیربط
 
شرح وظایف واحد بایگانی
 
-دريافت كليه نامه هائي كه دستور( بايگاني شود) دارد و سوابق پرونده وپيش نويس هاي صادره از دبيرخانه و واحدهاي مختلف داخلي 
- مطالعه پيش نويس هاي صادرشده ونامه هايي كه بايد بايگاني شود
- طبقه بندي وتعيين موضوعاتي كه نامه بايد تحت آن عناوين بايگاني شود
- تشكيل پرونده وثبت وتعيين شماره پرونده روي نامه ها يا پيش نويس نامه هـا
- ثبت شماره نامه دردفاتر راهنماي بايگاني
- تفكيك كردن كارهايي كه بايد در پرونده ها جايگزين شود با توجه به سيستم بايگاني موجود
- انجام بايگاني روزانه نامه ها و پرونده ها
- جلوگيري از انحراف از سيستم هاي موجود بايگاني مطابق دستورالعمل مربوط
- مراقبت ونظارت درنگهداري سوابق پرونده واوراق نوسازي پوشش پرونده ها
- تحويل پرونده و سابقه اشحاص فقط به افراد ذيصلاح در قبال اخذ رسيد
- تعيين واحدها ومسئولاني كه حق دريافت پرونده دارند با توجه به خط مشي هايي كه مديرواحد تعيين شده با نظر مدير رئيس/معاون ومسئول دبيرخانه وابلاغ آن ها
- بررسي درخواست هاي ارسالي سابقه وپرونده وتعيين كلاسمان وارجاع آن به بايگان مربوط
- مراقبت ونظارت درتحويل دادن سوابق پرونده ها و اقدام لازم براي اعاده آن ها درصورت تأخير
- مراقبت ونظارت درتنظيم ونگهداري برگ هاي بيرون از پرونده ها
- تحويل گرفتن پرونده هائي كه ازسايرمناطق آموزش وپرورش ميرسد وكنترل اوراق محتواي آن واختصاص دادن شماره بايگاني براي آن درسيستم رايانه اي و دفاتر مربوط
- تهيه پيش نويس اعلام وصول پرونده هاي دريافت شده
- دريافت نامه هائي كه طي آن پرونده يا سوابقي بايد به اداره يا سازماني ارسال شود وارجاع آن به بايگان مربوط به منظور آماده نمودن و برگ شماري پرونده و ضميمه كردن به نامه مربوط
- نظارت ، راهنمائي و هماهنگ كردن كار بايگانها وهمكاري لازم درامور بايگاني و رفع مشكلات آنها
- كوشش دربهبود كيفيت نگهداري پرونده ها از نظر وضع محل وجلوگيري از رطوبت ، نور ، گردوخاك ، آتش سوزي وغيره وگزارش نارسائيهاي احتمالي به مسئول مافوق
- تهيه پيش نويس مكاتبات درصورت لزوم
- به کارگيری مساعي لازم در جهت تكريم و حفظ حرمت ارباب رجوع و پاسخگويي مناسب به آنها
- پاسخگويي مناسب به تماس هاي تلفني وسوالات حضوري مراجعان در چارچوب وظايف مربوط به پست مورد تصدي
- انجام ساير امور ارجاعی در چارچوب پست مورد تصدی در صورت لزوم